電子申請の注意点
電子化、ネット化の波が役所への各種申請にも訪れています。
補助金申請も例外ではなく、国・地方自治体の補助金の両方が電子申請対応になりつつあります。
わざわざ紙に印刷したり手書きしたりする必要もなく、提出も役所に持参したりポストに投函したりする手間も省けます。
補助金の種類によっては、紙ベースで申請するよりも電子申請の方を有利に審査する（加点する）と明言されているものもあります。
とても便利な電子申請ですが電子ならではの注意点があります。上手に活用するコツもあわせてご紹介しますので参考にしてみてくださいね。
１．電子申請の注意点
①締め切りについての注意点
たとえば、６月３０日が提出期限の補助金があるとします。
役所は５時過ぎには閉まりますので、紙ベースで提出するなら６月３０日の５時までに持参するか、郵送なら遅くても前日くらいまでにはポストに投函しておく必要があります。
一方、電子申請なら６月３０日の夜中２４時までに申請ボタンを押せばOKです。
ここだけ見ると電子申請のほうが締め切りに余裕があるように思えますが、実は思わぬ落とし穴があります。
申請というのは一般的に締め切りギリギリが一番混雑します。補助金も同様です。
締め切り最終日はwebの申請ページにアクセスが一気に集中することも多く、申請しようとしてもページがうまく開かないことがあるのです。
運よくページが開けても動きが重くなっており、書類添付がうまくいかずにエラーの連発でページから締め出されたりした例もあるようです。
書類はできているのにアクセスや添付ができずに間に合わなかった。そんな悲劇が（まれにですが）実際に起こっているそうです。
かわい事務所ではそういった不測の事態に備えて、電子申請の場合は締め切りの前日までには申請を完了させるように心がけています。
電子申請だからこそ早めに完了させる。これを覚えておいてください。
②ID作成の注意点
ショッピングサイトやSNSなど、各種IDを作り慣れている方も多いと思います。補助金の電子申請においてもIDを作成する必要があるのですが、実はここにも注意が必要です。
国の補助金は「GビズID」というIDを使うことが多いです。（GbizIDと表記されていることもありますが同じものです）
これは補助金だけではなく、国のいろいろな申請に使うことができる便利なIDなのですが、作成に時間がかかるという難点があります。
ふつうの一般サイトのIDであれば５分もあれば作れるのですが、GビズIDは申込をしてからIDが使えるようになるまで約１週間かかります。
申請書を先に作って最後にID作ろうとしたら締め切りに間に合わなかった。こういう事態もありえます。
GビズIDは無料で作成できますので、補助金申請を予定している方もそうでない方も早めに作っておきましょう。
詳しくはこちらをご覧ください。https://gbiz-id.go.jp/top/
ちなみに、GビズIDには、ふつうのGビズIDと、GビズIDプライムの２種類があります。
| 補助金申請 | 作成 | |
| ふつうのGビズID | 原則として使えない | すぐに取得できる |
| GビズIDプライム | 使える | １週間程度かかる |
また、GビズIDは現在のところ、主に国の申請に対応したIDです。
よって地方自治体の電子申請はGビズIDではなく、それぞれ自治体固有のIDを別途取得する必要があります。こちらに関しても早めに各自治体に問い合わせてID作成をするようにしてください。
２．電子申請のコツ
使いこなすと便利な電子申請ではありますが、「事務局担当者の顔が見えない」という声も申請者の間からちらほら聞こえてきます。
補助金事務局においても同様のようで、送信された電子データを見るだけでは申請者の状況がよくつかめないということもあるようです。
たとえば補助金の実績報告において、領収書やそれに対応する帳簿を添付したけれど、経理処理の関係で少し複雑な帳簿となっていて、審査官も初見ではわかりにくいという状況だとします。
ここで、必要書類の要件は満たしているのに、「よくわかんないな。数字が違うんじゃないか？」と審査官に首を傾げられてしまうのは得策ではありません。
一般の申請であれば、提出時に直接役所で話をしておいたり、あとで電話で説明したりすることで理解してもらえるのですが、電子申請においては追加のやりとりもすべて電子上で顔の見えないまま進行していきます。
電子上でうまく理解してもらえないとエラー通知が何度も届いたりしますし、最悪の場合は「不正受給しようとしているのでは？」という、あらぬ疑いをもたれてしまう可能性すらあり得ます。
そこで電子申請におけるディスコミュニケーションにうまく対応できるよう、かわい事務所が補助金書類を電子申請する場合は、提出時に「その他」という欄を最大限に活用するようにしています。
具体的には、多くの電子申請に備え付けられている「その他」という添付欄を活用し、ここに審査官に向けた「手紙」を添付します。
この手紙のなかで、「お金の流れが少しわかりにくいですが、領収書の金額は帳簿の〇ページ目の金額と一致し、これは××の書類の□ページ目の△△と一致します。以上のように金銭処理には問題ありません」というようなことを表現し、スムーズな審査の進行に協力していきます。
審査官も人間ですからわかりやすい書類はありがたく感じますし、審査もその分スムーズに進みます。
加えて、当事務所が補助金書類を代理作成する場合は、担当行政書士の名前と連絡先を記して、「不明点があればこちらへお尋ねください」という手紙を付けるようにしています。
これは、修正点があったとしてもスムーズに対応するためというねらいがあるほか、行政書士の名前を入れることで書類や計画の信頼性が増して、審査を少しでもいい方向に進めてもらえるのではないかという効果をねらっています。
（もちろん単なる名義貸しは固くお断りしています。事業主さんが考えた計画を、国家資格を持った行政書士がきちんとチェックして文書化したということを審査官に伝えるためのものです。）
以上、顔が見えない電子申請だからこそ、わかりやすく伝える工夫が必要、というお話でした。
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