業務改善６手法

「業務を効率化したい」「むだな仕事を省きたい」、こういった業務改善についての王道６手法のご紹介です。

１．６手法

６つの手法を簡単にご紹介します。ご自身の事業所に合った手法を活用してください。

①標準化：業務を属人化させないように、マニュアルやテンプレートを作成する手法です。６つの中で最重要です。

ちなみに属人化とは「○○さんがいないと、この仕事がまったく前に進まない」といった、あまり好ましくない状態を指します。担当者制の業務であったとしても、副担当を置くなどして社内で業務を共有化するなどのやり方も有効だと思います。

②一元管理：ばらばらなものをひとつにまとめることを指します。「発注に関する書類ファイルはこの棚に置く、集荷物はここに置く」などの社内で統一された整理整頓を行ったり、個人個人が自分のパソコンで管理していたデータをクラウド化するなどして社内で共有したりする手法です

③業務集約：個々がバラバラに行っていた業務を一所に集約するやり方です。たとえば発注を個々の担当者が行って仕入れ状況がわからなくなることを避けるために発注担当を置く、といった手法です。①とのバランスのとり方に工夫が必要です。

④アウトソース：業務を外部に委託することを指します。下請けに仕事を回したり、事務処理を外部に委託したり、といった手法です。自身の業務負担が減り本業に注力できるというメリットがあります。

⑤プロセス見直し：長年の惰性でなんとなく行ってきた業務の見直しをすることです。ひとつひとつ洗い出すと案外たくさんの無駄があったことに気づけます。業務の棚卸、という表現をすることもあります。

⑥時間短縮：機械化や自動化、AIの活用などによって、人の手をなるべく煩わせないようにする手法です。

先ほどご紹介した６手法のうち④のアウトソースについてです。

誰もが日常生活のなかで無意識のうちにアウトソースを活用しています。例えば、疲れて夕食の準備をする気力がないときは外食したりお弁当を買ったりすると思いますが、これも立派なアウトソースです。

疲れているときは、無理にスーパーで買い物して料理を作って洗い物をするよりも、さっと外食してしまったほうが明らかに楽です。

業務においても同様です。雑事に手を取られて本業がおろそかになるくらいなら、外部に雑用を任せてご自身は本業に専念する。この方が全体として事業効率が上がる場合も多いです。

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